News

Dari Dapur Hingga Ruang Tamu: Tips & Etika Mengelola Pertemuan Daring

Bandung, 5 Mei 2020 – Pandemic Corona Virus Disease (Covid-19) membuat pemerintah mengeluarkan kebijakan belajar, bekerja, dan beribadah di rumah. Hal ini tentunya tidak mudah. Apalagi bagi praktisi humas yang terbiasa bekerja bertatap muka, melakukan presentasi dan mengelola pertemuan dengan berbagai stakeholders.

Penerapan work from home membuat kita semua menyesuaikan diri, tak terkecuali para tokoh politik dan pimpinan di lembaga pemerintahan. Kita bisa menyaksikan melalui media televisi nasional para tokoh melakukan siaran langsung dari rumahnya.

Pada saat tayang di televisi, Tokoh tersebut muncul di depan meja kerja, atau di ruangan tamu dengan visual berbagai latar belakang atau background. Visual tersebut ada yang mengganggu tampilan dan perhatian pemirsa adapula yang tampak bagus dan menarik.

Industri televisi memiliki aturan ketat dan mempersiapkan dengan baik bagaimana sebuah produksi wawancara dihasilkan. Termasuk melakukan riset dan mengecek tampilan latar belakang atau background sebelum narasumber ditampilkan secara visual. Secara meyeluruh ketika kita berbicara di depan publik, semua tampilan, gerak tubuh, simbol-simbol dan semua bentuk komunikasi visual dapat berfungsi menambah nilai atau bahkan mengurangi nilai. Apa yang menjadi pembelajaran dari pengantar tersebut?, tulisan ini akan membahas mengenai bagaimana etika dan aturan dasar dalam melakukan pertemuan daring.

Belajar dari seriusnya media televisi menangani sebuah tampilan visual, Sebagai praktisi humas dan komunikasi, perlu memperhatikan kesiapan pada saat melakukan pertemuan daring serta etika aturan dasar pertemuan daring agar kedua belah pihak, baik humas maupun relasi merasa nyaman dan target komunikasi dapat dicapai.

Berikut ini adalah tips dan etika saat melakukan pertemuan daring berdasarkan pengalaman langsung penulis maupun ditambahkan dari sharing berbagai praktek rekan sesama pengajar di SBM ITB.

Etika Mengajar dan pertemuan Daring

Sama halnya dengan etika dan tata krama dalam pertemuan langsung, baik mengajar atau pertemuan secara daring juga memerlukan etika dan tata krama. biasanya terdiri dari etika dasar professional, etika berkomunikasi, etika tampilan dan grooming serta body language dan pengaturan suara atau voice. Berikut penjelasannya:

Professional Etiquette

First impression sangat penting dan momen yang tepat untuk memastikan bahwa mahasiswa memiliki pengajar yang kompeten dan berkualitas. Pada awal pertemuan semester mahasiswa baru atau kelas baru, tentu akan dilakukan perkenalan, secara daring kita juga dapat melakukan perkenalan baik secara langsung maupun merekamnya dalam bentuk video. Konten perkenalan menjelaskan siapa diri kita, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pengalaman penelitian termasuk area dalam pengajaran. Sama dengan pertemuan langsung, pada saat mengajar pertemuan daring untuk pertama kali, sangat terlarang untuk kita menggunakan kaos atau busana yang tidak formal, bagaimana busana formal akan dijelaskan lebih rinci pada appearance & grooming.

Appearance & Grooming

Bagaimana penampilan seorang pengajar, selain merawat diri dengan baik, menjaga kebersihan dan menggunakan make up secukupnya bagi pengajar wanita, Setiap Perguruan tinggi tentunya memiliki kebijakan bagaimana seorang pengajar semestinya berpakaian, tidak selalu harus mahal namun tepat dan cocok serta nyaman sesuai dengan postur tubuh dari pengajar. Bagi pengajar pria juga tentu penting untuk menjaga agar secara visual rapih dan bersih, mencukup kumis atau jenggotnya dengan rapi, juga tatanan rambut yang baik. Mengenakan kemeja kerja yang sopan dengan motif yang tidak terlalu ramai.

Begitupun dengan tampilan pengajar wanita yang mengenakan hijab, disarankan menggunakan hijab yang tidak terlalu ramai, atau corak polos lebih baik dengan warna warna alam dan warna warna dasar seperti hitam, biru, abu, dan sebagainya.

Juga bagi para pengajar wanita yang tidak mengenakan hijab, juga perlu memperhatikan tatanan rambut agar tidak mengganggu, dan tidak perlu tangan kita pada saat mengajar mengibas-ngibas rambut. Juga tidak menampilkan rambut basah sehabis keramas yang belum dikeringkan. Tampilan ini tidak sepatutnya ditampilkan.

Non-Verbal / Body Language

Pada saat mengajar daring, tampilan yang nampak adalah tubuh bagian atas, untuk itu perlu pengajar menampilkan postur yang baik, tegak dan posisi nyaman pada saat mengajar. Sebaiknya tidak menyandar terlalu jauh sehingga memberikan kesan kurang antusias. Lakukan eye contact dengan mahasiswa dan berikan kesan bahwa sebagai pengajar kita memperhatian semua mahasiswa. Pada saat mengajar dapat secara natural gerakan tubuh kita, seperti tangan dapat digunakan untuk menekannya sebuah materi yang memerlukan gesture tubuh kita.

Voice atau Suara

Sebagai pengajar perlu melatih diri untuk memiliki suara yang khas dan karismatik dengan power yang baik. Selain itu suara yang dihasilkan dengan volume yang sedang, tidak terlalu keras, tidak terlalu pelan, Juga tingkat kecepatan atau pace dalam berbicara dijaga dengan baik, jangan sampai membuat mahasiswa kita ketiduran karena mendengar suara kita yang merdu lembut bagaikan nina bobok. Variasi dalam Intonasi dan artikulasi pada saat mengajar sangat penting dan berkontribusi dalam pencapaian tujuan pembejalaran.

Pada saat pertama mengawali pengajaran, kita bisa minta agar mahasiswa menghidupkan videonya, lalu dapat disepakati untuk mematikan video dan suara sesuai kebutuhan dan juga bertujuan untuk menghemat penggunaan data. Agar suara luar tidak masuk microphone dan suara laptop tidak mengganggu yang lain sangat disarankan menggunakan headset atau earphone.

Tampilan Latar Belakang atau Background

Pada saat mengajar kita perlu memperhatikan apa yang ada dibelakang atau latar belakang, jangan sampai jadi perguncingan, karena akan tertangkap kamera dan akan terlihat oleh lawan bicara. Jika ruangan kita tidak memungkinkan untuk ditampilkan, sangat disarankan menggunakan fitur virtual background dengan gambar yang elegan sehingga gambar yang ada dibelakang Anda tidak terlihat.

Pastikan kita tidak sedang membuka email dan sosial media seperti whatsapps serta aplikasi lainnya, juga karena bunyi notifikasi dari media sosial dapat menggangu pengajaran dan dikhawatirkan materi yang kita buka merupakan konten yang bersifat privasi. Posisikan kamera laptop atau komputer secara tepat sehingga mahasiswa dapat melihat wajah Anda dengan jelas untuk kelancaran komunikasi.

Model: Listya Dewi

Pada proses mengajar ataupun pertemuan secara virtual, sebaiknya hindari melakukannya dari kamar tidur kita, selain karena kamar tidur merupakan privasi, juga tidak menunjukan keseriusan dan kurang mendukung tampilan suasana profesional.

Pikirkan ruangan apa yang kurang produktif saat covid-19, seperti ruang tamu atau sudut di ruang tamu bisa dimanfaatkan untuk ruangan mengajar. Aturlah berbagai keperluan dalam jangkauan Anda.

Contoh pengeloaan kantor dari rumah memanfaatkan ruang dapur bersih penulis, selain itu beberapa dosen juga memanfaatkan ruangan tamu, ruang makan, dan kamar anak yang sudah tidak digunakan untuk dijadikan tempat mengajar.

Aturan Dasar Pertemuan Daring

Pada aturan dasar pertemuan daring ini akan membahas persiapan apa saja yang sebelum pertemuan dilaksanakan, sebagai berikut:

Host perlu mempersiapkan perangkat IT yang digunakan baik software (install aplikasi maupun hardware (device yang digunakan termasuk tambahan seperti earphone/headset maupun kamera tambahan untuk di PC).

Host mendistribusikan informasi pertemuan 2-3 hari sebelumnya, dan melakukan koordinasi dengan narasumber. Setelah itu mengirimkan reminder 1 hari sebelumnya serta mengirimkan ulang link serta ID dan username meeting melalui email kepada peserta rapat.

Kita juga dapat mengintegrasikan dengan aplikasi kalender yang ada pada microsoft outlook, google calender, maupun pada aplikasi meeting online yang digunakan agar tanggal dan waktu meeting otomatis akan terintegrasi pada kalender yang ada di smartphone.

Sebagai presenter perlu mempersiapkan materi presentasi dalam folder yang mudah diakses misalnya di desktop laptop maupun disimpan secara online. Jika sesi pengajaran kita perlu direkam, dapat dilakukan dan dapat diinformasikan kepada peserta bahwa pengajaran direkam, selain itu dapat disiapkan storage yang cukup atau di server untuk menyimpan data rekaman pengajaran.

Perangkat yang digunakan berbagai platform, dari mulai Cisco Webex, Microsoft Team, Google Meet, Zoom Skype, dan sebagainya. Bisa juga menggunakan platform pendukung lain yang bersifat synchronous seperti video conference apps atau sosial media, Instagram live.

Semoga informasi tips dan etika mengajar serta pertemuan daring ini bermanfaat bagi para praktisi humas dan komunikasi serta pengajar di seluruh nusantara. Juga menginspirasi bagi generasi mendatang dan menjadi legacy, betapa kita telah banyak belajar dan menikmati suasana pertemuan daring disaat covid-19. Tetap semangat work from home, teach from home, keep safe and healthy.

N. Nurlaela Arief
Ketua Perhumas BPC Bandung
Director Communication & Alumni Relations SBM-ITB